Entgeltanträge rechtzeitig stellen mit einem einfachen Kalendertrick Mit drei Monaten Vorlauf zum Entgelt und einem klaren Plan für den Schiedsstellenantrag, falls es nötig wird

Neues zum Thema Entgeltanträge rechtzeitig stellen mit einem einfachen Kalendertrick: Wer teilstationäre oder stationäre Leistungen in der Kinder- und Jugendhilfe erbringt, kennt das Thema Leistungsentgeltvereinbarung nur zu gut. Der Antrag kommt zu spät, die Frist ist nicht gewahrt, und am Ende steht die Frage im Raum, ob überhaupt ein rückwirkender Anspruch besteht. Dabei lässt sich das mit einem einzigen, simplen Trick verhindern.

Die gesetzliche Grundlage ist eigentlich sehr überschaubar. Nach den einschlägigen Regelungen des SGB VIII haben Leistungserbringer das Recht, Entgeltvereinbarungen zu schließen, und wenn keine Einigung zustande kommt, kann die Schiedsstelle angerufen werden. Wichtig ist dabei, dass der Antrag auf Entgeltvereinbarung rechtzeitig gestellt wird, denn nur dann entsteht ein Rückwirkungsanspruch auf das neue Entgelt. Wer zu spät kommt, dem fehlt schlimmstenfalls auch das Geld, das man für erbrachte Leistungen hätte verlangen können.

Die Sechs-Wochen-Frist ist der gesetzliche Mindestrahmen. Sie legt fest, wie lange das Jugendamt mindestens Zeit hat, auf einen Antrag zu reagieren, bevor die Schiedsstelle ins Spiel kommen kann. Aber wer beim Antrag auf Vereinbarung eines Entgelts (Entgeltvereinbarung Jugendhilfe) nur auf diese sechs Wochen schaut, plant zu knapp. In der Praxis braucht man deutlich mehr Vorlauf, allein schon weil Verhandlungstermine koordiniert werden müssen, interne Kalkulationen zu erstellen sind und die eigene Verwaltung nicht immer so wendig ist, wie man es sich wünschen würde.

Mein Vorschlag lautet deshalb, die Sache einmal anders anzugehen (Entgeltanträge rechtzeitig stellen mit einem einfachen Kalendertrick).

Legen Sie zunächst fest, zu welchem Datum Sie Ihr neues Leistungsentgelt wirksam haben möchten. Das ist Ihr Zieldatum. Ausgehend von diesem Datum verdoppeln Sie die gesetzliche Sechs-Wochen-Frist gedanklich, was Ihnen zwölf Wochen ergibt, und addieren noch eine Woche Puffer obendrauf. Das entspricht in etwa drei Monaten. Und genau drei Monate vor Ihrem Zieldatum stellen Sie den Entgeltantrag beim Jugendamt.

Dieser Puffer hat zwei Funktionen:

Erstens gibt er Ihnen genug Zeit für eine echte Verhandlung, ohne sofort unter Druck zu stehen. Zweitens gibt er Ihnen am selben Tag noch die Möglichkeit, einen Schiedsstellenantrag zu stellen, wenn das Jugendamt innerhalb der Frist keine Einigung anbietet. Sie haben von vorneherein zwei Optionen auf dem Tisch, und keine davon lässt Ihnen einen Rückwirkungsanspruch entgleiten, weil irgendwer im Urlaub war oder der Termin schlicht vergessen wurde.

Und hier kommt das eigentlich einfache Werkzeug ins Spiel, der elektronische Kalender. Wer mit Outlook, Google Calendar oder einem anderen Kalendertool arbeitet, kann dort wiederkehrende Erinnerungen einrichten.

Konkret empfehle ich, zwei Termine als jährlich wiederkehrende Ereignisse anzulegen. Den ersten Termin drei Monate vor dem angestrebten Entgeltdatum mit der Aufgabe, den Antrag zu stellen und gleichzeitig zu prüfen, ob schon absehbar ist, ob eine Schiedsstelle nötig wird. Den zweiten Termin auf das eigentliche Zieldatum selbst, als Kontrollpunkt, an dem man schaut, ob eine Vereinbarung zustande gekommen ist oder ob jetzt tatsächlich die Schiedsstelle angerufen werden muss.

Wer diesen Ablauf einmal als Routine verankert hat, merkt, dass das Thema Entgeltverhandlung deutlich weniger hektisch wird. Es ist keine große Sache mehr, die jedes Jahr neu erfunden werden muss, sondern ein Standardprozess wie der jährliche Abychluss in der Buchführung oder die Aktualisierung des Schutzkonzepts. Der Kalender erinnert, man handelt, fertig.

Nehmen wir ein konkretes Beispiel:

Ein Leistungserbringer möchte sein neues Leistungsentgelt ab dem 1. Januar eines Jahres wirksam haben. Dann liegt der Antragstermin beim Jugendamt spätestens auf dem 30. September des Vorjahres. Und dieser Termin steht im Kalender, jedes Jahr, wiederkehrend, mit einer Vorab-Erinnerung zwei Wochen früher, damit man nicht kalt erwischt wird, weil gerade eine Jahrestagung oder ein Fachkräfteengpass dazwischenkommt.

Sinnvoll ist außerdem, im Kalendertermin gleich eine kurze Checkliste als Notiz zu hinterlegen, also was zum Antragszeitpunkt erledigt sein muss. Dazu gehört die aktualisierte Leistungsbeschreibung, die Kostenkalkulation, gegebenenfalls der Qualitätsbericht und natürlich das Anschreiben an das Jugendamt. Wer das als Notiz im Termin hat, muss nicht mehr jedes Jahr von vorne überlegen, was alles dazugehört.

Ein letzter Gedanke zur Schiedsstelle:

Viele Leistungserbringer scheuen den Weg dorthin, weil er nach Konflikt und Aufwand klingt. Das ist nachvollziehbar, aber die Schiedsstelle ist kein Eskalationsinstrument, sondern ein reguläres Verfahren, das das Gesetz für genau diese Situationen vorgesehen hat. Es ist ein Deeskalationsinstrument. Wer den Antrag rechtzeitig stellt und die Fristen im Blick hat, kann diesen Weg gehen, ohne in Panik zu verfallen. Und allein das Wissen, dass man die Option hat und terminlich auf der sicheren Seite ist, verändert die eigene Haltung in Verhandlungen spürbar.

Hat Ihnen mein kleiner Tipp „Entgeltanträge rechtzeitig stellen mit einem einfachen Kalendertrick“ gefallen? Wer tiefer in das Thema einsteigen möchte, findet auf unserer Website über diesen Link hier einen Überblick über das, was wir in diesem Bereich anbieten.

Für alle, die das Thema Entgeltvereinbarungen von Grund auf strukturiert durcharbeiten wollen, empfehle ich unser Einsteiger*innenseminar, das Sie direkt hier buchen können.

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